Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei BI-Projekten

Fachbeitrag für Informationweek 5-6/2010 von den Autoren: Andreas Zilch, Mitglied der Geschäftsleitung, Experton Group AG, Dipl.-Wirt. Ing. Rüdiger W. Schwarz, +Benefit Group GbR, Berlin

Was bringt Business Intelligence? Angesichts schmaler Budgets erwarten Vorstand und Controlling heute eine Antwort auf die Frage nach dem konkreten Wertbeitrag. Vor diesem Hintergrund hat die Berechnung des Return on Investment von Busi-ness-Intelligence-Projekten derzeit Konjunktur.

Business-Intelligence (BI)- und Business-Analytics-Systeme sind heute ein fester Be-standteil moderner Unternehmensführung. Vom Großkonzern über den ambitionierten Mittelständler bis hin zur wettbewerbsorientierten Hochschule setzen heute Firmen und Institutionen jeder Großenordnung auf die Möglichkeiten strategisch-analytischer Softwarelösungen. Ihr wirtschaftlicher Nutzen ist unumstritten. Ange-sichts schmaler werdender Budgets und vor dem Hintergrund, dass überhaupt mehr darauf geachtet wird, welchen Wertbeitrag die IT für ein Unternehmen leistet, rückt heute jedoch eine Frage mehr in den Fokus: Was bringt meine Business-Intelligence-Lösung ganz konkret? Welchen Wertbeitrag leistet sie für das Unter-nehmen? Sind BI-Investitionen gut angelegtes Geld?

BI-Projekte rechnen sich Dabei gilt für BI-Projekte die gleiche Faustformel wie für andere IT-Vorhaben: Spä-testens ab einem Volumen von 50.000 Euro sollte vor Projektstart eine Wirtschaft-lichkeitsbetrachtung erfolgen, die dann an jedem Meilenstein aktualisiert wird. In einem Punkt unterscheiden sich BI-Projekte aber erheblich von den meisten ande-ren IT-Projekten: Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung müssen IT und Fachabtei-lungen besonders eng zusammenarbeiten. Den Fachabteilungen kommt nämlich die nicht ganz triviale Aufgabe zu, den durch die BI-Lösung erreichten Businessnutzen zu quantifizieren – zum Beispiel Einsparungen gegenüber dem Status Quo im Re-porting, neue Umsatzpotenziale oder bessere Margen.

Mit Workshops zum Ziel Basis für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im BI-Umfeld ist eine ganze Reihe von Daten, wie Investitions- und Betriebskosten und die monetären Potenziale, die in ei-ner Zeitreihe über die Nutzungsdauer wert- und periodengerecht abgeschätzt wer-den müssen. Liegen diese Informationen vor, lassen sich durch Variation von Para-metern wie Nutzungsdauer, kalkulatorischem Zins, Wirkzeitpunkten und anderen Größen verschiedene Szenarien zur Berechnung des ROI und anderen Wirtschaft-lichkeitskennzahlen durchspielen. Diese Kennzahlen bilden schließlich die Grundla-ge für eine wirksame Kostenoptimierung – oft die größte Herausforderung: Welche Kosten lassen sich streichen, ohne damit den möglichen Nutzeneffekt zu vernichten?

Als organisatorischer Rahmen für ein ROI-Projekt hat sich in der Praxis eine Work-shop-Reihe in sieben Schritten bewährt:

1. Nach einer ersten Abstimmung mit dem Management und der groben Quantifizierung der qualitativen Zielvorgaben werden zunächst die zu verbessernden Kennzahlen, die zu analysierenden Prozesse, Systeme und Strukturen ausgewählt. Hierfür empfiehlt sich der Einsatz spezieller Software-Lösungen, in denen der ROI-Prozess bereits abgebildet und modellierbar ist. Die Experton Group arbeitet dafür beispielsweise mit der Lösung Benefit Software der Benefit Group aus Berlin. Sobald feststeht, welche Unternehmensbereiche und Fachabteilungen davon prozessseitig betroffen sind, werden die entsprechenden Mitarbeiter gezielt zu speziellen Workshops eingeladen.

2. In den folgenden so genannten Potenzialanalyse-Workshops geht es dann darum, Potenziale zu ermitteln, indem die Kennzahlen, die verbessert werden sollen anhand von Prozessen, Systemen und Strukturen genau unter die Lupe genommen werden. Über Formelzusammenhänge lassen sich dann die monetären Effekte der Verbesserung zusammen mit den Mitarbeitern in den Workshops berechnen.

3. Nächster Schritt ist die Klärung der Frage, wie die Lösungsalternativen zur Verbes-serung der BI-Systemlandschaft aussehen. Dafür werden verschiedene Lösungsan-sätze entwickelt – und die daraus resultierenden Investitions- und Betriebskosten kalkuliert.

4. In einer anschließenden Nutzwert- und Risikoanalyse gemeinsam mit dem Kunden werden diese Lösungsansätze dann bewertet und priorisiert.

5. Da alle Potenziale und Investitionen zu Wirkzeitpunkten terminiert werden, können die Berater dann fast auf Knopfdruck für jedes Szenario den genauen ROI, den Gesamtkapitalwert, die Amortisation und weitere Werte zur Validierung in Szenarien berechnen. 6. Das Ergebnis: Konkrete und fundierte Handlungsempfehlungen für das Ma-nagement.

7. Auch die folgende Umsetzung des Projekts sollte das Beratungsunter-nehmen als Kosten-/Nutzen-Manager begleiten und zu definierten Meilensteinen laufend Plan-/Soll-/Ist-Vergleiche liefern. So lassen sich Kosten, Termine, und auch der Nutzen zuverlässig überwachen. Und so ist es möglich, auch im Projektverlauf noch Optimierungspotenziale zu identifizieren.

BI-Software mieten statt kaufen Betrachtet man verschiedene Studien zur Wirtschaftlichkeit von BI-Projekten, so kri-stallisiert sich schließlich eine Reihe von Faktoren heraus, die als ein Garant für schnellen und sicheren ROI gelten können. Am wichtigsten: Geschwindigkeit. Je schneller eine BI-Lösung produktiv läuft, desto besser fällt der ROI aus. Deshalb er-weist es sich auch als sinnvoll, Projekte nicht monolithisch und (zu) groß aufzuset-zen, sondern auch große Vorhaben in kleinen wohl koordinierten Schritten abzuar-beiten. Und auch die Verlagerung von Investitionskosten in die Betriebskosten ist ei-ne wichtige Stellschraube um ein BI-Projekt wirtschaftlicher zu machen. Ein Soft-ware-Mietmodell, wie es zum Beispiel SAS anbietet, ist vor diesem Hintergrund deutlich attraktiver als der Software-Kauf.

ROI-Fallstudie bei Bültel Fashion Group Ein Blick in die Praxis: Die Experton Group hat beispielsweise Ende 2009 eine ROI-Fallstudie zum Einsatz einer Business-Intelligence-Lösung beim Bekleidungsherstel-ler Bültel durchgeführt. Das Unternehmen, zu dem so bekannte Handelsmarken wie Camel Active und Hattric gehören, hat 2008 eine strategische Informations- und Reporting-Plattform auf Basis der BI-Mittelstandslösung edition M von SAS aufge-baut. Das System greift auf Daten zu, die in einer selbst entwickelten ERP-Lösung liegen. Die Analyse erfolgt in der SAS Umgebung. Neben anderen Kenngrößen un-tersucht Bültel damit zum Beispiel seine Retouren. In der Vergangenheit kam dafür Excel zum Einsatz. Die BI-Lösung hat jedoch sehr schnell bis dato unbekannte Zu-sammenhänge zum Vorschein gebracht, zum Beispiel, dass einzelne Stoffsorten von bestimmten Herstellern besonders oft an Reklamationen beteiligt sind.

Die Ergebnisse der von Experton durchgeführten Wirtschaftlichkeitsanalyse sind be-achtlich: Bültels Investitionen in die SAS Edition M haben sich innerhalb von 14 Monaten amortisiert. Dabei erzielte das Projekt eine interne Verzinsung von 83 Prozent. Ganz konkret in Zahlen heißt das: über 8.000 Euro Ersparnis beim Re-porting pro Jahr, bei Abstimmungen sogar bis zu 12.000 Euro. 60.000 Euro spart das Unternehmen ein, weil Handelsvertreter Anfragen jetzt direkt aus dem BI-System ziehen können und sich nicht mehr an den Vertrieb wenden müssen. 100.000 Euro werden bei den Retouren eingespart, weil die Steuerung optimiert wurde. Das sind insgesamt fast 230.000 Euro an Einsparungen jedes Jahr. Dieses Resultat ist typisch für einen international agierenden Mittelständler, und es unterstreicht die Bedeu-tung von Business Intelligence im Mittelstand. Die Bültel-ROI-Studie steht unter http://www.sas.de/roi_mittelstand zum Download zur Verfügung.

Fazit Wirtschaftlichkeitsanalysen von BI-Projekten helfen IT- und Fachabteilungen nicht nur, Investitionen gegenüber CFO und Controlling durchzusetzen, indem sie den zu erwartenden monetären Nutzen eines Projekts darstellen. Sie ermöglichen es zu-gleich, auch in sämtlichen Projektphasen wertvolle Optimierungs- und Einsparpo-tenziale zu identifizieren. Sie messen die Wirtschaftlichkeit also nicht nur, sondern sie finden auch Grundlagen, um diese zu optimieren.

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